Отказное письмо на продукцию

Что такое отказное письмо

Отказное письмо по сертификации — это информационно-разъяснительный документ, в котором указывается, что заявленная продукция не входит в перечни товаров, подлежащих обязательной сертификации или декларированию соответствия.

Проще говоря, если товару не нужен обязательный сертификат соответствия и не нужна декларация соответствия, но маркетплейс, покупатель, торговая сеть, тендерная площадка или таможенный представитель просит документальное подтверждение, оформляется отказное письмо о необязательной сертификации продукции.

Пользователи часто ищут эту услугу по запросам: отказное письмо; отказное письмо на товар; отказное письмо на продукцию; отказное письмо по сертификации; отказное письмо о сертификации товара; отказное письмо обязательной сертификации; отказное письмо для маркетплейсов; отказное письмо для Ozon; отказное письмо для Wildberries; отказное письмо для самозанятого; продукция не подлежит сертификации; товар не подлежит обязательной сертификации; решение об отказе.

Важно понимать: отказное письмо не заменяет обязательный сертификат или декларацию, если продукция действительно подлежит обязательной оценке соответствия.

Когда нужно отказное письмо

Отказное письмо может понадобиться, когда продукция не подлежит обязательной оценке соответствия, но нужно документально подтвердить это для третьей стороны.

Чаще всего отказное письмо требуется:

Если товар подпадает под технический регламент или обязательный перечень, вместо отказного письма потребуется сертификат, декларация, СГР, пожарный документ или иной разрешительный документ.

На какие товары можно оформить отказное письмо

Отказное письмо оформляется на продукцию, которая не подлежит обязательной сертификации и декларированию. Конкретный вывод зависит не только от названия товара, но и от его назначения, материала, характеристик, возраста потребителя, кода ТН ВЭД и ОКПД2.

Часто отказные письма оформляют на:

• сувенирную продукцию, декоративные изделия;
• бижутерию и аксессуары;
• сумки, косметички, чехлы;
• свечи и диффузоры;
• изделия ручной работы;
• отдельные товары для дома;
• крепежные изделия (болты, гайки, шайбы, анкеры, дюбели, саморезы);
• коробки, упаковку, пленку, сетку;
• отдельные виды пиломатериалов и строительных изделий;
• запчасти и комплектующие, если они не подпадают под обязательные требования;
• отдельные виды мебели и оборудования, если они не входят в обязательные перечни.

Универсального списка «товаров под отказное письмо» не существует. Один и тот же товар может не подлежать обязательной сертификации в одном случае и подлежать ей в другом — например, если меняется назначение, материал, возрастная категория, контакт с пищей, электрическое питание или область применения.

Отказное письмо для маркетплейсов

Отказное письмо для маркетплейсов — один из самых частых запросов. Ozon, Wildberries, Яндекс Маркет и другие площадки могут запросить документ, подтверждающий, что на товар не требуется обязательный сертификат или декларация.

Отказное письмо для маркетплейса часто нужно для загрузки документов в карточку товара, прохождения модерации, ответа на запрос площадки, восстановления продажи товара, а также для работы самозанятого, ИП или ООО при продаже товаров ручной работы, сувениров, аксессуаров, декора и упаковки.

Для маркетплейсов особенно важно, чтобы в отказном письме были корректно указаны:

• наименование товара, артикулы или модели;
• назначение продукции и материал;
• код ТН ВЭД или ОКПД2;
• заявитель;
• основание, почему товар не подлежит обязательной сертификации;
• дата, номер документа, подпись и реквизиты организации, выдавшей письмо.

Если наименование товара в отказном письме не совпадает с карточкой товара, маркетплейс может не принять документ. Поэтому GS-RUS заранее согласовывает формулировки, чтобы документ подходил под фактическую карточку и товарную категорию.

Отказное письмо для Ozon

Для Ozon отказное письмо часто требуется, если товар относится к категории, по которой площадка запрашивает документы о соответствии, но фактически обязательная сертификация или декларирование не нужны.

Мы помогаем оформить отказное письмо для Ozon на продукцию, которая не подлежит обязательной оценке соответствия, и подготавливаем формулировки так, чтобы документ можно было использовать для загрузки в кабинет продавца.

Чаще всего обращаются по товарам: аксессуары, сувениры, товары для дома, упаковка, крепеж, декор, свечи, диффузоры, бижутерия, изделия ручной работы, комплектующие, товары для хобби и творчества. Перед оформлением мы проверяем карточку товара, категорию, описание, материал и назначение, чтобы исключить ситуацию, когда вместо отказного письма требуется декларация, сертификат или СГР.

Отказное письмо для Wildberries

Для Wildberries отказное письмо может потребоваться при загрузке товара, проверке документов, модерации карточки или запросе со стороны площадки. Особенно часто документ нужен продавцам, которые работают с товарами ручной работы, аксессуарами, декором, сувенирной продукцией, упаковкой и отдельными категориями товаров для дома.

GS-RUS помогает оформить отказное письмо для Wildberries по всей России. Документ можно подготовить дистанционно: вы направляете описание товара, ссылку на карточку или планируемую карточку, артикулы, материал, назначение и данные заявителя.

Важно учитывать: если продукция подпадает под технический регламент, например по детским товарам, легкой промышленности, электрооборудованию, игрушкам, косметике или пищевой продукции, отказное письмо оформить нельзя — потребуется обязательный документ.

Отказное письмо для самозанятых, ИП и ООО

Отказное письмо могут запросить как у юридического лица, так и у индивидуального предпринимателя или самозанятого продавца. Особенно часто это происходит при продаже товаров на маркетплейсах.

Отказное письмо и решение об отказе — в чем разница

В практике часто используют два похожих термина: отказное письмо и решение об отказе. Пользователи также ищут: «отказное письмо или отрицательное решение», «чем отличается отказное письмо от отрицательного решения», «решение об отказе в сертификации».

Если маркетплейс или контрагент просит «решение об отказе», мы уточняем, что именно требуется: обычное отказное письмо, отрицательное решение по заявке или иной документ. Это помогает избежать ситуации, когда документ оформлен, но площадка его не принимает.

Отказное письмо, сертификат и декларация — что выбрать

Не всегда клиент заранее знает, какой документ нужен. Поэтому перед оформлением мы проводим проверку.

По закону обязательное подтверждение соответствия осуществляется в формах декларации и сертификации, а добровольное — в форме добровольной сертификации. Поэтому отказное письмо не является «третьей формой обязательной оценки», а служит разъяснением, что обязательная оценка по конкретному товару не требуется.

Отказное письмо и «Честный ЗНАК»

Запросы вроде «отказное письмо Честный ЗНАК», «отказное письмо маркировка», «как добавить отказное письмо в Честный ЗНАК» часто возникают из-за смешения разных процедур.

Отказное письмо подтверждает, что товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию. Но оно не отменяет требования по обязательной маркировке, если товар входит в перечень продукции, подлежащей маркировке в системе «Честный ЗНАК».

Например, если товар не требует сертификата, но подлежит маркировке, отказное письмо не освобождает от маркировки. И наоборот: товар может не подлежать маркировке, но требовать декларацию соответствия. Мы отдельно проверяем сертификацию, декларирование, СГР, пожарные требования и маркировку, чтобы клиент понимал полный комплект документов.

Отказное письмо для таможни

Отказное письмо для таможни может потребоваться при импорте продукции, если у таможенного представителя или инспектора возникает вопрос: нужен ли сертификат, декларация или иной разрешительный документ на товар.

Для таможенных целей особенно важны: код ТН ВЭД, точное описание товара, назначение, материал, технические характеристики, производитель, страна происхождения, инвойс, упаковочный лист и область применения.

Таможня может ориентироваться не только на название товара, но и на код ТН ВЭД, фактические свойства продукции, комплектность и назначение. Поэтому отказное письмо для таможни (решение об отказе) должно быть подготовлено аккуратно и не противоречить инвойсу, описанию и классификации товара.

На какие товары отказное письмо не подойдет

Отказное письмо нельзя оформить вместо обязательного документа, если продукция действительно подпадает под требования технических регламентов или обязательных перечней.

Оно не подойдет, если товар относится к категориям:

В таких случаях нужно оформлять сертификат, декларацию, СГР, регистрационное удостоверение, пожарный документ или иной обязательный документ.

Как оформить отказное письмо

Оформление начинается с проверки товара. Нельзя корректно подготовить документ только по слову «клей», «коробка», «свеча», «чехол» или «аксессуар». Нужно понимать, что это за продукция, для чего она используется, из чего изготовлена и как будет продаваться.

1. 1. Заявка. Вы направляете наименование товара, описание, фото, ссылку на карточку маркетплейса или проект карточки, код ТН ВЭД или ОКПД2, данные заявителя.
2. 2. Проверка продукции. Мы анализируем, попадает ли товар под технические регламенты ЕАЭС/ТР ТС, Постановление № 2425, перечни обязательной оценки соответствия и специальные требования.
3. 3. Определение документа. Если продукция не подлежит обязательной сертификации и декларированию, подготавливается отказное письмо. Если товар подпадает под требования, мы объясняем, какой документ нужен вместо него.
4. 4. Подготовка формулировок. Согласуем наименование, артикулы, модели, группу продукции, назначение и коды, чтобы документ соответствовал реальному товару и требованиям площадки.
5. 5. Выдача документа. Вы получаете отказное письмо в электронном виде, а при необходимости — бумажный оригинал.

Какие документы нужны для отказного письма

Для оформления обычно достаточно базового комплекта:

• реквизиты заявителя (ИНН/ОГРН или данные ИП);
• наименование продукции, артикулы, модели или товарные группы;
• описание товара, фото или ссылка на карточку товара;
• код ТН ВЭД или ОКПД2, если есть;
• назначение продукции, материал изготовления, область применения;
• документы производителя, если есть;
• инвойс или спецификация, если письмо нужно для таможни;
• требование маркетплейса или контрагента, если оно уже поступило.

Если у клиента нет кода ТН ВЭД или ОКПД2, мы можем помочь предварительно определить подходящий код для анализа обязательных требований.

Сколько действует отказное письмо

У отказного письма обычно нет установленного нормативного срока действия, потому что это информационный документ, а не сертификат или декларация. На практике документ актуален, пока не изменились: продукция, состав, материал, назначение, возрастная категория, производитель, технические характеристики, код ТН ВЭД или ОКПД2, технические регламенты, перечни обязательной сертификации или требования маркетплейса.

Мы рекомендуем обновлять отказное письмо, если:

Сколько стоит отказное письмо

Стоимость отказного письма зависит от количества товарных позиций, количества артикулов, сложности проверки, необходимости анализа кода ТН ВЭД или ОКПД2, назначения продукции и требований получателя документа.

На цену влияет:

• количество наименований, моделей и артикулов;
• нужен ли документ для маркетплейса, торговли или таможни;
• требуется ли анализ нескольких технических регламентов;
• есть ли код ТН ВЭД или ОКПД2;
• нужна ли срочная подготовка или бумажный оригинал;
• требуется ли дополнительная проверка СГР, пожарных требований или маркировки.

Чтобы рассчитать стоимость, направьте нам список продукции, описание, фото или ссылку на карточку. Мы проверим, можно ли оформить отказное письмо и какой документ подойдет именно для вашего товара.

Проверка отказного письма и реестр

Запросы «проверить отказное письмо», «реестр отказных писем», «номер отказного письма», «как проверить подлинность отказного письма» встречаются часто, но важно понимать: отказные письма не имеют единого государственного реестра, аналогичного реестрам сертификатов и деклараций. В электронных реестрах Росаккредитации проверяются аккредитованные лица, сертификаты и декларации.

Отказное письмо обычно проверяют не через государственный реестр, а по следующим признакам: кто выдал документ, есть ли реквизиты организации, номер и дата, подпись и печать, корректно ли указана продукция, совпадают ли артикулы и наименования, есть ли нормативные основания, не противоречит ли письмо техрегламентам.

GS-RUS помогает не только оформить, но и проверить отказное письмо на корректность перед загрузкой на площадку или передачей покупателю.

Почему не стоит скачивать образец отказного письма

В интернете часто встречаются запросы «отказное письмо скачать», «отказное письмо образец», «пример отказного письма», «бланк отказного письма». Образец может помочь понять внешний вид документа, но не заменяет реальное оформление.

Готовый шаблон не решает главную задачу — не подтверждает, что именно ваш товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию. Для этого нужно провести проверку по коду, назначению, материалу, техническим характеристикам и действующим требованиям. Если загрузить на маркетплейс чужое или неподходящее отказное письмо, площадка может отклонить документ, запросить сертификат или заблокировать карточку товара.

Работаем по всей России

GS-RUS оформляет отказные письма и решения об отказе на продукцию для клиентов из всех регионов РФ. Большинство задач можно выполнить дистанционно: документы, описание товара, фото, карточки маркетплейсов и реквизиты направляются онлайн.

Работаем с клиентами из Москвы, Санкт-Петербурга, Екатеринбурга, Новосибирска, Казани, Краснодара, Ростова-на-Дону, Самары, Челябинска, Перми, Нижнего Новгорода, Уфы, Красноярска, Владивостока и других городов. Вы отправляете товарные позиции, мы проверяем требования и готовим документ.

Частые ошибки при оформлении отказного письма

Ошибки в отказном письме могут привести к отказу маркетплейса, блокировке карточки, запросу дополнительных документов или претензиям со стороны покупателя. Частые проблемы:

• оформляют отказное письмо на товар, который подлежит обязательной декларации;
• не проверяют технические регламенты ЕАЭС;
• указывают слишком общее наименование товара, не включают артикулы и модели;
• не совпадает название товара с карточкой маркетплейса;
• неправильно указан код ТН ВЭД;
• не учитывается возрастная категория, материал изделия, контакт с пищей или кожей;
• путают отказное письмо с добровольным сертификатом или СГР;
• используют старый шаблон без актуальной проверки;
• пытаются «скачать отказное письмо» вместо оформления под конкретный товар.

Почему стоит оформить отказное письмо через GS-RUS

GS-RUS сопровождает оформление отказных писем не формально, а с полноценной проверкой продукции. Мы помогаем:

Оформить отказное письмо на товар

Чтобы оформить отказное письмо, направьте нам наименование товара, фото или ссылку на карточку, описание продукции, артикулы и модели, материал, назначение, код ТН ВЭД или ОКПД2 (если есть), данные заявителя и укажите для чего нужен документ (маркетплейс, торговля, таможня, тендер или покупатель).

Мы проверим, подлежит ли продукция обязательной сертификации или декларированию, и подскажем, можно ли оформить отказное письмо или нужен другой документ. GS-RUS помогает оформить отказное письмо и решение об отказе на продукцию по всей России — для маркетплейсов, торговли, поставщиков, самозанятых, ИП, ООО, импортеров и производителей.

FAQ — частые вопросы